traçabilité en restauration, textes à l'appui

Logiciel de traçabilité alimentaire : ce que le restaurant doit prouver, et avec quel outil

Un restaurant doit pouvoir dire, sur demande des services de contrôle, qui lui a livré quel produit et quand : nom et adresse du fournisseur, nature du produit, date de livraison. Il n'a pas à identifier ses clients particuliers. Le règlement (CE) n° 178/2002 impose ce résultat, pas un outil : un classeur de bons de livraison et d'étiquettes suffit s'il est tenu, un logiciel de traçabilité alimentaire devient utile quand les livraisons, les préparations maison et les sites se multiplient.

Mis à jour le 02/11/2026

Ce que la réglementation exige d'un restaurant

La traçabilité est obligatoire depuis le 1er janvier 2005 pour tous les exploitants du secteur alimentaire, restaurants compris. Elle repose sur l'article 18 du règlement (CE) n° 178/2002. Le guide de bonnes pratiques d'hygiène (GBPH) du restaurateur, validé par l'administration, la découpe en trois niveaux :

Traçabilité amont : identifier toute personne, y compris un particulier, qui vous a fourni une denrée, et les matières premières reçues.
Traçabilité aval : identifier vos clients professionnels (un traiteur, une boutique que vous livrez) et les produits livrés. Vos clients qui mangent sur place ou à emporter sont des consommateurs finaux : vous n'avez pas à les identifier.
Traçabilité interne : faire le lien entre les matières réceptionnées et les plats fabriqués.

La note de service DGAL de 2005 et le GBPH le disent dans les mêmes termes : le texte impose une obligation de résultat, pas de moyens. Le support peut être « un simple document manuscrit ou un support informatique plus ou moins sophistiqué ». Ce que l'inspecteur contrôle, c'est que l'information sort vite. La note DGAL décrit le contrôle sur site : l'inspecteur réalise au moins un test : il part d'un produit et remonte au fournisseur, ou part d'une matière première et cherche où elle est allée.

La traçabilité fait partie du plan de maîtrise sanitaire : le GBPH définit le PMS comme l'ensemble des bonnes pratiques d'hygiène, des procédures fondées sur l'HACCP et des procédures de traçabilité et de gestion des non-conformités. Pour le reste du PMS, voir notre modèle de plan de maîtrise sanitaire.

Les informations à garder, obligatoires et recommandées

D'après la note DGAL/SDRRCC/SDSSA/N2005-8205 et le GBPH du restaurateur (p. 146).
Information	Statut	Où la trouver
Nom et adresse du fournisseur, nature des produits fournis	Obligatoire, à présenter immédiatement	Bon de livraison, facture
Date de la transaction ou de la livraison	Obligatoire	Bon de livraison, facture
Nom et adresse des clients professionnels, produits livrés	Obligatoire si vous livrez des professionnels	Vos propres bons de livraison
Numéro de lot	Fortement recommandé	Étiquette du produit
Volume ou quantité	Fortement recommandé	Bon de livraison
Description du produit (préemballé ou non, transformation)	Fortement recommandé	Étiquette, bon de livraison

Un piège relevé par la DGAL : quand le même produit est livré plusieurs fois par le même fournisseur, noter seulement le nom du fournisseur et le produit ne suffit pas. Il faut pouvoir rattacher chaque livraison à sa date. Pour les denrées d'origine animale, le règlement d'exécution (UE) n° 931/2011, cité par le GBPH, ajoute la quantité, l'expéditeur s'il diffère du fournisseur, un numéro de lot ou de chargement et la date d'expédition.

En pratique, le GBPH indique que les informations obligatoires se trouvent en général sur les bons de livraison, les factures et les étiquettes. Vous pouvez les rassembler dans un registre, ou simplement les conserver de manière ordonnée et facile d'accès : enveloppes, pochettes plastiques par semaine ou par fournisseur.

Combien de temps conserver les documents de traçabilité

Le GBPH reprend les durées fixées par la note DGAL de 2005 :

Type de produit	Durée minimale de conservation	Exemples en cuisine
Cas général	5 ans à compter de la date de fabrication ou de livraison	Épicerie sèche, conserves courantes
Produits sans DDM	5 ans	Vin
Produits dont la DDM dépasse 5 ans	Durée de la DDM plus 6 mois	Certaines conserves
Périssables à DLC de moins de 3 mois, ou sans date (fruits et légumes, viande non préemballée), destinés au consommateur final	6 mois à partir de la date de livraison ou de fabrication	Viandes, poissons, laitages, fruits et légumes

Une cuisine reçoit surtout des produits frais : la plupart de vos bons de livraison et étiquettes de frais se gardent 6 mois. Les conserves et l'épicerie restent à 5 ans. Les règles propres à certaines filières, comme la viande bovine, passent avant ces durées générales.

Le plus simple reste une règle unique pour l'équipe : tout ce qui concerne le frais part au classement mensuel et se détruit après 6 mois, tout le reste est archivé 5 ans. Ces durées concernent la traçabilité sanitaire ; vos factures ont aussi des durées de conservation comptables et fiscales, à voir avec votre comptable.

La traçabilité interne en cuisine

La traçabilité interne n'est pas imposée dans sa forme, mais c'est elle qui décide de l'ampleur d'un retrait. Sans elle, si un lot de crème est rappelé, vous jetez tout ce qui en contient peut-être. Avec elle, vous savez quelles préparations l'ont utilisé. Le GBPH (p. 147) donne un exemple de procédure en quatre temps :

À la réception : conserver les bons de livraison, agrafés aux factures et annotés si besoin.
Au stockage : ranger en chambre froide positive ou négative selon le principe premier entré, premier sorti, avec des codes couleur si vous le souhaitez.
En fabrication : savoir dans quelle recette chaque produit est incorporé.
Pour chaque préparation : établir une date de fabrication qui suit le produit pendant tout le stockage, jusqu'à la vente.

Trois règles du GBPH concernent directement les étiquettes des produits ouverts :

Pour les viandes, les informations d'identification du produit doivent être conservées pendant toute la durée de sa détention, même après ouverture du conditionnement (p. 37). Concrètement : on ne jette pas l'étiquette du carton tant que la viande est en chambre froide.
Pour les ovoproduits, la date d'ouverture est indiquée sur l'emballage au format JJ/MM, et le produit s'utilise dans le délai indiqué par le fabricant (p. 34).
Pour un produit conditionné sous vide dans l'établissement, il s'utilise dans les 24 heures après ouverture du sachet (p. 105).

DLC secondaire : ce que dit vraiment le GBPH

« DLC secondaire » est un terme de cuisine, pas un terme réglementaire : le GBPH du restaurateur ne l'emploie pas. Il désigne la date limite que l'établissement fixe lui-même pour un produit après ouverture ou pour une préparation maison. Ce que le guide dit, en revanche, est clair :

Les durées de vie des produits fabriqués par les professionnels sont de leur responsabilité, et les pratiques mises en place, comme l'identification des produits avec leur DLC, doivent permettre leur bonne gestion (p. 109).
Le GBPH valide des procédés et des durées de vie à travers des tests de vieillissement (p. 4) : une durée plus longue que vos habitudes se justifie par ce type de test, pas par l'usage.
La DLC imprimée par le fabricant a un caractère impératif (lexique, p. 188). La date que vous fixez après ouverture ne peut donc pas la repousser.

Une étiquette de préparation exploitable en contrôle porte au minimum le nom de la préparation, sa date de fabrication et la date limite que vous avez fixée. Beaucoup de cuisines ajoutent l'heure, les initiales de la personne qui a préparé et le lot des ingrédients sensibles. Ces ajouts ne sont pas imposés par le GBPH, mais ce sont eux qui permettent de répondre en cas de rappel ou de toxi-infection. Fixez les durées par famille de produits dans votre PMS, affichez-les en cuisine et gardez la justification de chaque durée.

Retrait et rappel : la traçabilité au moment où elle sert

L'article 19 du règlement 178/2002 impose à l'exploitant qui considère qu'une denrée qu'il a produite ou distribuée ne répond pas aux prescriptions de sécurité d'engager immédiatement son retrait du marché et d'en informer les autorités compétentes, et au besoin de rappeler les produits déjà fournis. Depuis le 1er avril 2021, les entreprises déclarent leurs rappels sur RappelConso (rappel.conso.gouv.fr), le site public qui affiche pour chaque rappel la photo du produit, la marque, le numéro de lot et la zone concernée.

Le GBPH (p. 148) prévoit deux cas pour un restaurant :

Alerte sur une matière première (fournisseur, administration)	Alerte sur un produit que vous avez fabriqué
Rechercher le produit dans toutes les enceintes : chambres froides, réserves, vitrines. L'isoler et l'identifier « ne pas utiliser, produit défectueux ».	Informer d'abord les services de contrôle départementaux, avec le nom du produit, la date de fabrication, le lot s'il existe et les éléments de traçabilité.
S'il a déjà servi : retrouver, à partir de sa date de réception, toutes les préparations qui le contiennent, et les isoler.	Rechercher les produits concernés dans les enceintes de stockage, les isoler et les identifier.
Organiser le rappel des produits déjà vendus : affichage pour les consommateurs, appel ou mail aux clients professionnels.	Organiser le rappel : affichage pour les consommateurs, appel ou mail aux clients professionnels.
Retourner au fournisseur ou détruire.	Détruire les produits concernés.

Dans les deux cas, le GBPH demande ensuite de rechercher la cause et de mettre en place des actions correctives. Écrivez cette procédure une fois, à froid, et faites-la connaître à l'équipe : le jour de l'alerte, c'est l'équipier présent qui ouvre la chambre froide.

Papier, photo ou logiciel : trois façons de tenir la traçabilité

Méthode	Ce qui marche	Ce qui casse
Classeur et pochettes	Gratuit, accepté, rien à apprendre. Suffit pour une petite équipe avec peu de fournisseurs.	Étiquettes jetées avec le carton, pochettes non datées, recherche longue le jour du rappel.
Photo des étiquettes sur téléphone	Gratuit, rapide à la réception, garde le lot et la DLC lisibles.	Photos mélangées aux photos personnelles, pas d'auteur ni de lien avec la livraison, perdues au changement de téléphone.
Logiciel de traçabilité	Photo rattachée à la date, à la personne et à la livraison ; recherche par date ou produit ; même méthode sur chaque site.	Abonnement, paramétrage, et le logiciel ne vaut que si l'équipe l'ouvre vraiment à la réception.

Une « application de traçabilité alimentaire gratuite » existe donc déjà dans la poche de chaque équipier : l'appareil photo. Elle tient tant qu'une seule personne réceptionne et range. Dès que plusieurs personnes reçoivent les livraisons, sur plusieurs créneaux ou plusieurs sites, c'est l'organisation des preuves qui manque, pas la photo.

Modèle de fiche de traçabilité à la réception

Si vous restez sur papier ou voulez structurer vos photos, une fiche de traçabilité par livraison couvre les informations obligatoires et recommandées. Colonnes à prévoir :

Date et heure	Fournisseur	Produit	N° de lot	DLC ou DDM	Quantité	Température à réception	Conforme / action	Visa
02/11, 7 h 40	Nom du fournisseur	Crème 35 %, 1 L	Lot imprimé	Date imprimée	6	Valeur relevée	Conforme	Initiales

Agrafez le bon de livraison à la fiche et gardez les étiquettes des produits sensibles tant que le produit est en stock. Le relevé de température à réception se fait avec les seuils de notre fiche de relevé de température.

Bien choisir un logiciel de traçabilité alimentaire

Les logiciels du marché ne couvrent pas tous les mêmes besoins. Posez ces questions avant de signer :

La réception se fait-elle en moins d'une minute ? Photo de l'étiquette ou du bon, fournisseur, date. Si c'est plus long, l'équipe le fera le soir, de mémoire.
Chaque enregistrement garde-t-il l'auteur et l'heure ? C'est ce qui distingue une preuve d'une déclaration.
Retrouvez-vous une livraison par date ou par fournisseur en moins de deux minutes ? Faites le test de l'inspecteur pendant la démo.
Avez-vous besoin d'imprimer des étiquettes ? Certains outils impriment les étiquettes de préparation avec la date limite calculée, d'autres non. Si vous produisez beaucoup de préparations à l'avance, c'est un critère décisif.
Faut-il relier les lots aux recettes ? Utile en cuisine centrale ou si vous livrez des professionnels ; souvent superflu dans un restaurant qui sert sur place.
L'outil tient-il aussi le reste du PMS ? Températures, nettoyage, procédures, formation : un seul outil évite trois classeurs.
Gère-t-il plusieurs sites avec la même grille ? Indispensable pour un groupe ou une franchise.

Pour comparer les outils sur l'ensemble du PMS, voir notre guide quel logiciel HACCP choisir, et pour le matériel, la page tablette HACCP en cuisine.

Ce que Staff Meal fait pour la traçabilité, et ce qu'il ne fait pas

Staff Meal est une application d'exploitation pour les restaurants de 15 personnes et plus. Pour la traçabilité, elle couvre la preuve et l'organisation, pas la gestion des lots :

Les checklists HACCP par poste et par créneau permettent de faire de la réception une tâche avec photo horodatée : l'étiquette ou le bon est photographié, le nom de l'équipier et l'heure restent attachés, un commentaire signale un écart. L'historique se consulte jour par jour.
Le manuel opératoire tient votre procédure de retrait et de rappel et vos durées de conservation après ouverture, en étapes courtes et avec une révision datée.
Le module communication diffuse une alerte à l'équipe avec confirmation de lecture : vous savez qui a vu la consigne « ne pas utiliser ».
Les fiches techniques portent les allergènes et les consignes de conservation de chaque recette.
En multi-site, la même checklist de réception et la même procédure arrivent sur chaque établissement.

Staff Meal n'imprime pas d'étiquettes, ne calcule pas de DLC secondaire, ne gère ni les stocks ni les numéros de lot, et ne relie pas un lot aux plats qui l'ont utilisé. Si l'étiquetage des préparations est votre besoin principal, un outil spécialisé dans l'étiquetage y répond mieux. Si vous êtes un seul site avec un seul réceptionnaire, le classeur et les pochettes datées suffisent.

Pour le cadre général, voir notre guide HACCP en restaurant et la checklist d'inspection HACCP, qui détaille ce que l'inspecteur demande le jour du contrôle.

Pour aller plus loin

HACCP en restaurant : du classeur à la preuve →

Le cadre du plan de maîtrise sanitaire, traçabilité comprise.

Checklists HACCP avec preuve photo →

Réception, températures, ouverture : chaque contrôle signé et horodaté.

Inspection HACCP : la checklist pour être prêt →

Ce que l'inspecteur demande, dont le test de traçabilité.

Manuel opératoire digital →

Votre procédure de retrait et rappel, lisible par toute l'équipe.

et si l'outil le faisait

Staff Meal

L'application d'exploitation des restaurants à partir de 15 employés. Cinquante établissements accompagnés sur place.

Postuler à la bêta

Questions fréquentes

Quelles sont les obligations de traçabilité d'un restaurant ?

Pouvoir présenter immédiatement le nom et l'adresse de chaque fournisseur, la nature des produits fournis et la date de livraison, ainsi que les clients professionnels que vous livrez. Les clients particuliers n'ont pas à être identifiés. Le numéro de lot, la quantité et la description du produit sont fortement recommandés par la DGAL.

Combien de temps garder les étiquettes et bons de livraison en restauration ?

Six mois à partir de la livraison pour les produits périssables à DLC de moins de 3 mois ou sans date, comme les viandes, poissons, fruits et légumes. Cinq ans dans le cas général, et la durée de la DDM plus 6 mois si elle dépasse 5 ans. Ces durées figurent dans le GBPH du restaurateur, p. 147.

Qu'est-ce que la DLC secondaire ?

C'est la date limite que la cuisine fixe elle-même pour un produit ouvert ou une préparation maison. Le terme n'est pas réglementaire, mais le GBPH rend le professionnel responsable des durées de vie de ce qu'il fabrique et demande d'identifier les produits avec leur DLC. Elle ne peut pas dépasser la DLC du fabricant, qui reste impérative.

Un logiciel de traçabilité alimentaire est-il obligatoire ?

Non. Le règlement 178/2002 impose un résultat, pas un moyen : le GBPH accepte un simple document manuscrit. Un logiciel devient utile quand plusieurs personnes réceptionnent, quand vous fabriquez beaucoup de préparations à l'avance ou quand vous gérez plusieurs sites.

Existe-t-il une application de traçabilité alimentaire gratuite ?

La méthode gratuite la plus fiable reste la photo de l'étiquette et du bon de livraison, classée par date dans un dossier dédié, ou un classeur avec pochettes datées. Elle tient tant qu'une seule personne réceptionne. Au-delà, il faut un outil qui garde l'auteur, l'heure et la livraison de chaque photo.

Que faire quand un produit livré fait l'objet d'un rappel ?

Rechercher le lot dans toutes les chambres froides, réserves et vitrines, l'isoler avec la mention « ne pas utiliser », puis retrouver les préparations qui le contiennent à partir de sa date de réception. Le produit est ensuite retourné au fournisseur ou détruit. Les rappels sont publiés avec leur numéro de lot sur rappel.conso.gouv.fr.